Kako i gdje pohraniti dokumente kod kuće: pravila, ideje i uređaji

Mnogo je situacija u kojima koristimo police osiguranja, potvrde, potvrde. Stoga, kako bi imali potrebne papire pri ruci, ljudi su prisiljeni držati dokumente kod kuće. Ali kako to učiniti ispravno da se ništa ne izgubi ili pokvari?

Koje dokumente trebam čuvati?

Svaka moderna osoba ima puno papira za sve prilike. Ali nije svaki od njih vrijedan čuvanja.

Hajde da nabrojimo dokumente koje morate imati kod kuće:

• Popis otvaraju putovnice i ostali obiteljski dokumenti. Na primjer, oporuke, potvrde.
• Potvrde, punomoći, potvrde i ostalo vezano uz nekretnine i transport.
• Diplome, svjedodžbe, potvrde o obrazovanju.
• Papiri vezani za profesionalne aktivnosti: radne knjižice, sporazumi, ugovori.
• Rezultati ankete, medicinske police i iskaznice.
• Jamstveni listovi, čekovi za kućanske aparate i namještaj.
• Papiri povezani s porezom.

Zasebno možete odabrati elektroničke dokumente ili samo podatke u digitalnom formatu. U pravilu odgovaraju jednoj od gore navedenih točaka i također su predmet pohrane.

Koliko dugo treba čuvati papire?

Dokumenti se mogu podijeliti prema vremenu čuvanja. Ovisi o roku valjanosti svake pojedine kore.

• Trajno. Takvi papiri bi uvijek trebali biti pri ruci. To su vjenčani listovi, rodni listovi, diplome o stručnoj spremi, zdravstveni podaci, podaci ovjereni kod javnog bilježnika, oporuke, potvrde o mirovini.
• Dugoročno. Dokumenti za nekretnine, auto i skupocjene stvari. Uključuju i stručne radove. Ovdje također možete definirati čekove, potvrde. To je nešto što se pohranjuje dovoljno dugo i ostaje relevantno određeno vrijeme.
• Kratkoročno. Podatke o uslugama liječnika, odvjetnika, učitelja preporučuje se čuvati tri godine. Ugovori o komunalnim uslugama i izjave pretpostavljaju isto razdoblje.
• Beskorisno. Možete odmah baciti nepotrebne obrazovne, informativne materijale, upute za temeljito proučene stvari, platne liste itd.

Odvojeno se mogu primijetiti neobvezni dokumenti, koji su, međutim, od velike važnosti za svog vlasnika. To uključuje osobne dnevnike, bilješke, fotografije i druge memorabilije. Obično se takve stvari i čuvaju dugo vremena.

Slijedom toga, preporučljivo je baciti sve što se trenutno ne koristi i ne može biti korisno u budućnosti. Kako biste održali red, morate redovito čistiti svoje "kante" i rješavati se nakupljenog smeća, dok prebirate po stvarno važnim dokumentima.

Savjeti za spremanje bitnih papira

U pravilu većina kućanstava standardno drži papire.

Prvo, dokumenti se sortiraju prema smjeru: kuća, posao, zdravstveni i drugi.
1. Zatim se stavljaju u potpisane mape, koje sigurno neće dopustiti da se zabunite u papirima.
2. Rezultirajući setovi se stavljaju u zasebnu kutiju ili vrećicu. Usput, radi praktičnosti, particije se često izrađuju unutar "spremnika" kako bi se spriječilo miješanje mapa. Istodobno, morate se pobrinuti da mjesto za pohranu bude nedostupno djeci i životinjama, ali smješteno prikladno za korištenje.

Dobra je ideja osobne dokumente koji se često koriste držati odvojeno. Putovnica, zdravstvena iskaznica, PIB i potvrda o mirovini savršeno će stati u plastične vrećice zatvorene klizačem. Takva su pakiranja hermetička i održavaju sadržaj u savršenom redu, sprječavajući ga, primjerice, da se smoči.Istodobno, zdravstvene dokumente treba držati što dostupnijima - kako ne bi gubili vrijeme ako su hitno potrebni.

Dobro je uvijek imati fotokopije važnih dokumenata kod kuće. Ima svakakvih slučajeva, a takva rezerva može pomoći u nepredviđenoj situaciji.

Posebno važne dokumente možete staviti u sef. Moderno tržište nudi veliki izbor skladišta, tako da svaki kupac može odabrati nešto prikladno za sebe. Samo je dokumente bolje držati u sefu, a ne u plastičnim fasciklama - u slučaju požara materijal od kojeg se sastoje se topi brže od papira.

Netrivijalni načini pohranjivanja dokumenata

Zvuči li ovo dosadno? Nema problema! Postoje zanimljiviji, praktičniji načini za pohranu papira.

• • Organizatorska ploča. Postoji mnogo opcija za takav uređaj. U svom najjednostavnijem obliku, to je ploča na koju su gumbima pričvršćeni papiri. U složenijim verzijama ploča može imati male ladice i viseće elemente.

• • Mini komoda. Potpuno je ista kao obična komoda, ali mnogo manja. Vrlo je zgodno pohraniti dokumente u njega. Budući da su razvrstani u različite odjeljke, nikada se neće izgubiti! Ladice u komodi mogu biti različitih veličina: male - za male papiriće, velike - za crteže.

• • Viseća kutija. Samo mala kutija ili košara pričvršćena za zid poput poštanskog sandučića. U takvoj stvari, koja se nalazi u hodniku, zgodno je pohraniti unesena pisma i potvrde.

• • Džep za omotnicu. Slično prethodnoj verziji, ali to nije kutija, već omotnica. Možete ga pričvrstiti na stol, hladnjak, ormarić. Omogućuje pohranjivanje privremeno potrebnih dokumenata bez zauzimanja dragocjenog prostora.

• • Koš za otpatke. Ne, nije smeće - posebno, za skladištenje. Stavlja se na stol ili u ormarić, može imati više pretinaca. Jednostavan, jeftin, ali učinkovit način za pohranu dokumenata.

• • Često korišteni papiri mogu se držati u aktovci. Ima ručku za nošenje. Dizajniran je tako da se dokumenti u njemu ne gužvaju. Obično dizajniran za A4 papir.Ako je potrebno, kako ne biste gubili vrijeme na traženje potrebnih kora, možete jednostavno zgrabiti fascikl s aktovkom i trčati.

Koristite digitalne tehnologije

Upute za lijekove, aparate i uredsku opremu zauzimaju puno prostora. Mnogo ih je lakše elektronički pohraniti. Da biste to učinili, trebate pronaći iste informacije na internetu i usporediti ih s onima dostupnima na materijalnom izvoru kako biste se uvjerili u identitet. Možete jednostavno fotografirati upute i spremiti ih u mapu na računalu. Samo trebate odabrati posljednju kako je slučajno ne biste izbrisali. Bolje je zapisati drugu kopiju dobivenih datoteka na vanjski medij, poput memorijske kartice, ili je poslati u pohranu u oblaku.

Za svaki slučaj, možete skenirati ostale dokumente. Ali tada treba voditi računa o sigurnosti elektroničkog sustava od mogućeg hakerskog napada. Nitko ne voli da osobni podaci cure na internet.

Usput, korištenje računala ili mobilnog telefona je zgodno za praćenje datuma isteka papira. Dovoljno je samo unijeti potrebne datume u "kalendar" kako bi vas elektronički uređaj obavijestio o kraju razdoblja važnosti određene kore. Onda preostaje samo riješiti se nepotrebnog papira.

Možda glavno pravilo za čuvanje dokumenata kod kuće zvuči jednostavno: pažljiv i redovit rad s kućnim papirima jamstvo je da se potrebni dokument neće izgubiti u najvažnijem trenutku.

Nisu svi dokumenti vrijedni čuvanja. Ali postoje mnogi papiri koje svatko od nas treba imati sa sobom. Morate ih držati na sigurnim i skrovitim, ali relativno lako dostupnim mjestima. Možete izraditi elektroničke i obične kopije dokumenata - vjerojatno će vam dobro doći. U svakom slučaju, pažljivo skladištenje i pažljivo razvrstavanje papira će pomoći da oni ostanu netaknuti.